Veelgestelde vragen

Pensioenaangifte (PA) is oorspronkelijk een product van Syntrus Achmea. Inmiddels is PA overgenomen door Centric. PA volgt net als Uniforme Pensioenaangifte (UPA) de loonaangifte, maar bevat minder pensioengerelateerde gegevens. AZL heeft de pensioenuitvoering voor een aantal pensioenfondsen overgenomen van Syntrus Achmea. Tot 2021 werkten een aantal van deze pensioenfondsen nog met Pensioenaangifte (PA). Per 1 januari 2021 ondersteunt AZL de aanleverwijze PA niet langer en maken alle aangesloten fondsen gebruik van Uniforme Pensioenaangifte (UPA).

De Pensioenfederatie, de pensioenuitvoerders en de leveranciers van salarispakketten hebben hun krachten gebundeld om pensioengegevens op een eenduidige wijze volgens een vast format te versturen. Deze aanleverwijze heet Uniforme Pensioenaangifte (UPA). Doorgaans bespaart deze manier van aanleveren u en uw pensioenfonds veel tijd. Lees meer hierover in Waarom pensioenaangifte?

Pensioenaangifte is het proces waarin gegevens vanuit het salarispakket worden uitgewisseld tussen onderneming/administratiekantoor en pensioenfonds. Pensioenaangifte gebruikt de salarisadministratie als bron voor de aanlevering van gegevens. Pensioenuitvoeringsorganisatie AZL herleidt de relevante gegevens uit de aangifte tot wijzigingen voor de pensioenadministratie. Doorgaans bespaart deze manier van aanleveren u en uw pensioenfonds veel tijd. Lees meer hierover in Waarom pensioenaangifte?

Iedere maand of iedere vier weken doet u pensioenaangifte. De aanleverperiode is gelijk aan de frequentie waarmee u loonaangifte doet via uw salarispakket.

Uw pensioenaangifte moet uiterlijk 30 kalenderdagen na de aangifteperiode in ons bezit zijn.

Ja, u ontvangt meerdere herinneringen op vaste momenten als wij geen verwerkbare pensioenaangifte hebben ontvangen. In eerste instantie ontvangt u een of meer berichten van onze ICT-leverancier CGI. Ontvangen wij vervolgens nog steeds geen aangifte? Dan stuurt AZL u een finale herinnering. Ontvangen wij ook hierop geen reactie, dan kan het voorkomen dat wij u afsluiten van pensioenaangifte.

In de loon- en pensioenadministratie kenmerkt een inkomstenverhouding (IKV) zich door de combinatie van de volgende 3 gegevens:

• uw loonheffingennummer;
• het burgerservicenummer van de werknemer of, als dit er niet is, het personeelsnummer;
• het nummer inkomstenverhouding.

U geeft elke inkomstenverhouding een nummer en vermeldt dit in de loonstaat. Het nummer is een unieke code van maximaal 4 cijfers die u aan elke inkomstenverhouding met een medewerker toekent.

• Alle werknemers kunnen hetzelfde IKV-nummer hebben.
• Het IKV-nummer mag niet wijzigen tijdens het dienstverband. Gaat uw werknemer uit dienst en treedt hij/zij daarna opnieuw in dienst? Dan moet u een nieuw IKV-nummer toekennen.
• Een medewerker kan meerdere inkomstenverhoudingen hebben als deze bijvoorbeeld 2 functies vervult binnen uw onderneming.
• Als u voor de eerste keer een IKV-nummer toekent kunt u het beste starten bij 1.

Hebt u voor een inkomstenverhouding een nummer gekozen, gebruik dit nummer dan in alle volgende pensioenaangiften voor die inkomstenverhouding. Gebruik datzelfde nummer in uw salarispakket.

Andere administrateur of nieuw salarispakket?
Verandert u van administratiekantoor of salarispakket dan is het belangrijk dat de IKV-nummers in de nieuwe situatie overeenkomen met de nummers in de oude situatie. Gebruikt u afwijkende IKV-nummers, dan ontvangt u een melding. U lost dit op door de oude inkomstenverhouding te beëindigen en het nieuwe nummer aansluitend te laten starten. Is het niet mogelijk om hetzelfde IKV-nummer te gebruiken bij uw nieuwe administrateur of salarispakket? Meld dan eerst uw werknemers uit dienst op het oude IKV-nummer en daarna weer in dienst onder een nieuw IKV-nummer.

In het document Toelichting UPA foutmeldingen vindt u een lijst van veel voorkomende meldingen en hun foutcodes. Bij iedere melding vindt u een toelichting en een instructie hoe u dit oplost.

Ingezonden aangifteberichten ondergaan eerst een technische controle. Hierin wordt onder meer gekeken naar de structuur van het aangiftebericht, de verwerkbaarheid van de aangifte en de volgordelijkheid van tijdvakken. Ook vindt er een controle plaats of het loonheffingennummer overeenkomt met de (gemachtigde) inzender. Al deze controlestappen worden uitgevoerd door CGI, de ICT-leverancier in het pensioenaangifteproces.

Zijn er tijdens de technische controle (fout)meldingen in het aangiftebestand? Dan ontvangt u doorgaans via CGI een terugkoppeling. Is de aangifte correct aangeleverd? Dan wordt deze automatisch doorgestuurd naar AZL ter verwerking.

Na verwerking, ontvangt u een e-mailbericht van AZL. Via de link in dit bericht kunt u het resultaat van uw aangifte bekijken in de werkgeversportal.

Aangifteberichten die u vanuit uw salarispakket verstuurd ondergaan een tweetal controlemomenten:

• een technische controle (door CGI);
• een inhoudelijke controle (door AZL).

Is uw aangiftebericht technisch beoordeeld en akkoord bevonden, dan stuurt CGI het bericht binnen 1 uur door naar AZL ter verwerking.

• Komen er geen meldingen in uw aangiftebericht voor, dan ontvangt u de volgende dag van AZL een terugkoppeling op de inhoud van uw aangiftebericht. Dat gebeurt via een geautomatiseerd e-mailbericht.
• Komen er meldingen in uw aangifte? Dan ontvangt u in de regel binnen 5 werkdagen van ons bericht.

U corrigeert de gegevens in uw salarispakket. Over de mogelijkheden van uw salarispakket kan uw softwareleverancier u alles vertellen.

Een instructie en meer uitleg over hoe u correcties doorvoert, leest u op de pagina Correcties doorgeven.

Als u correcties wilt doorgeven over een of meerdere periodes vóór de pensioenaangifte, dan dient u dit altijd te doen via de methode waarop u destijds de mutaties hebt doorgegeven.

Is uw pensioenfonds gewisseld van uitvoerder, dan zal uw huidige pensioenuitvoerder aangeven hoe u deze correcties kunt doorgegeven.

Een instructie en meer uitleg over hoe u deze correcties doorvoert, leest u op de pagina Correcties doorgeven.

U kunt uw pensioenaangifte uitbesteden en periodiek laten inzenden door een administrateur. Hiervoor vragen wij u eenmalig een machtiging af te geven. U machtigt een administrateur via onze werkgeversportal. Klik hiervoor linksboven in het scherm op Inloggen.

Hoe werkt een machtiging afgeven?
Ga nadat u bent ingelogd naar het tabblad Toegangsbeheer. Klik op Toekennen/wijzigen admin.kantoor. Via Zoek gebruiker krijgt u een lijst van bekende salaris- en administratiekantoren. Selecteer de administrateur in de lijst u wijst deze aan uw onderneming / organisatie (of meerdere) toe. Uw salaris- of administratiekantoor ontvangt hiervan een bericht. Staat uw salaris- of administratiekantoor niet in de lijst? Dan kunt u via Nieuw administratiekantoor aanmelden een aanvraag insturen om deze toe te voegen aan deze lijst. Na beoordeling door AZL en toevoeging ontvangt u automatisch bericht hierover.

Zodra uw pensioenaangifte bij AZL is verwerkt, wordt een notificatie per e-mail naar u en naar het gemachtigde administratiekantoor gestuurd.

Naast een machtiging op de werkgeversportal, moet u een extra machtiging afgeven om de administrateur namens uw onderneming bij CGI aan te melden. Dit kunt u doen door het formulier “Pensioenaangifte | Aansluiten” op de werkgeversportal te downloaden. Vul het formulier in en retourneer deze via het contactformulier in de werkgeversportal.

Graag uw aandacht
Voordat u een machtiging afgeeft, is het belangrijk dat u zelf hoofdgebruiker bent of zich als hoofdgebruiker in de portal registreert. Laat dit niet over aan een administrateur. Hierdoor behoudt u toegang tot de portal en beschikken wij altijd over actuele bedrijfs- en contactgegevens, zodat wij u kunnen wij informeren bij belangrijke gebeurtenissen of ontwikkelingen.

U kunt dit zien in de werkgeversportal. Ga nadat u bent ingelogd naar het tabblad Toegangsbeheer. Kies voor Wijzigen gebruiker. Selecteer – indien nodig – een onderneming / organisatie en klik op Zoek gebruiker.

U ziet nu een lijst van alle gebruikers en organisaties die toegang hebben.

Of u nu al kunt aansluiten op pensioenaangifte is afhankelijk van twee factoren:

• Het pensioenfonds waar uw onderneming/organisatie bij is aangesloten.
• Het salarispakket waarvan u gebruik maakt.

Ontdek via onze checklist of pensioenaangifte wel of niet mogelijk is. Na het beantwoorden van een aantal vragen ziet u of pensioenaangifte mogelijk is. Afhankelijk van de uitkomst, kunt u pensioenaangifte ook direct aanvragen.

Ga eerst via onze checklist de mogelijkheden na. Na het beantwoorden van een aantal vragen ziet u of pensioenaangifte mogelijk is. Afhankelijk van de uitkomst, kunt u pensioenaangifte ook direct aanvragen.

CGI stelt in het aansluittraject altijd samen met u vast of er een inzendaccount nodig is.

• Doet u als onderneming of organisatie zelf de inzending van uw pensioenaangifte? Dan hebt u in de regel een inzendaccount nodig.
• Doet u als administrateur al de pensioenaangifte voor andere ondernemingen of organisaties en hebt u al een inzendaccount bij CGI, dan hebt u in de regel geen nieuwe inzendaccount nodig.

Wijzigingen binnen uw onderneming of organisatie die van invloed zijn op uw pensioenaangifte geeft u door via een wijzigingsformulier.

De volgende wijzigingsformulieren zijn momenteel beschikbaar:

• fusie/decentralisatie/overname/afsplitsing;
• rechtsvorm wijzigen;
• beëindiging bedrijfsactiviteiten;
• geen personeel zonder actief loonheffingennummer.

Via de module Wijziging doorgeven kunt u de wijziging die u wilt doorgeven kiezen en verwijzen wij u door naar het juiste formulier in de werkgeversportal. U dient hiervoor in te loggen met uw e-mail en wachtwoord. Vul het formulier in en retourneer deze via het contactformulier in de werkgeversportal.

Gebruik hiervoor het wijzigingsformulier Salarispakket wijzigen.

Via de module Wijziging doorgeven kunt u de wijziging selecteren en verwijzen wij u naar het juiste formulier in de werkgeversportal. U dient hiervoor in te loggen met uw e-mail en wachtwoord. Vul het formulier in en retourneer deze via het contactformulier in de werkgeversportal.

Graag uw aandacht

• Stap alleen over als het andere salarispakket geschikt is voor de aanlevering via pensioenaangifte.
• Het is belangrijk dat u een overstap vooraf aan ons doorgeeft. Wanneer u overstapt zonder dat wij op de hoogte zijn, is het mogelijk dat uw eerste pensioenaangifte via het nieuwe salarispakket meldingen en fouten bevat en/of kan het voorkomen dat deze geheel wordt afgekeurd.

U kunt alleen per 1-1 van ieder jaar uw aanleverfrequentie wijzigen. Gebruik hiervoor het wijzigingsformulier Aanleverfrequentie wijzigen.

Via de module Wijziging doorgeven kunt u de wijziging selecteren en verwijzen wij u naar het juiste formulier in de werkgeversportal. U dient hiervoor in te loggen met uw e-mail en wachtwoord. Vul het formulier in en retourneer deze via het contactformulier in de werkgeversportal.

Gebruik hiervoor het wijzigingsformulier Inzender of contactpersoon wijzigen.

Via de module Wijziging doorgeven kunt u de wijziging selecteren en verwijzen wij u naar het juiste formulier in de werkgeversportal. U dient hiervoor in te loggen met uw e-mail en wachtwoord. Vul het formulier in het en retourneer deze via het contactformulier in de werkgeversportal.

Ja, zolang u een actief loonheffingennummer heeft vragen wij u om lege, zogenoemde nihil aangifteberichten, in te zenden.

Is uw loonheffingennummer beëindigd? Geef dit dan aan ons door via het formulier Geen actief loonheffingennummer. U vindt dit formulier in de module Wijziging doorgeven. Vul het formulier in en retourneer deze via het contactformulier in de werkgeversportal.