Veelgestelde vragen

De Pensioenfederatie, de pensioenuitvoerders en de leveranciers van salarispakketten hebben hun krachten gebundeld om pensioengegevens op een eenduidige wijze volgens een vast format te versturen. Deze aanleverwijze heet Uniforme Pensioenaangifte (UPA). Doorgaans bespaart deze manier van aanleveren u en uw pensioenfonds veel tijd. Lees meer hierover in Waarom pensioenaangifte?

Pensioenaangifte is het proces waarin gegevens vanuit het salarispakket worden uitgewisseld tussen onderneming/administratiekantoor en pensioenfonds. Pensioenaangifte gebruikt de salarisadministratie als bron voor de aanlevering van gegevens. Pensioenuitvoeringsorganisatie AZL herleidt de relevante gegevens uit de aangifte tot wijzigingen voor de pensioenadministratie.

• Bent u aangesloten bij Bedrijfstakpensioenfonds Levensmiddelen (BPFL), Pensioenfonds VLEP of Bedrijfstakpensioenfonds voor de Rijn en Binnenvaart én komt uw salarispakket voor in deze lijst? Dan is UPA de voorkeursmethode voor het aanleveren van gegevens. Doorgaans bespaart deze manier van aanleveren u en uw pensioenfonds veel tijd. Lees meer hierover in Waarom pensioenaangifte?
• Bent u aangesloten bij een ander pensioenfonds of is uw pakket niet geschikt voor UPA dan levert u de wijzigingen aan via Mijn Pensioenadministratie. 

Iedere maand of iedere vier weken doet u pensioenaangifte. De aanleverperiode is gelijk aan de frequentie waarmee u loonaangifte doet via uw salarispakket.

Uw pensioenaangifte moet uiterlijk 30 kalenderdagen na de aangifteperiode in ons bezit zijn.

Ja, u ontvangt meerdere herinneringen op vaste momenten als wij geen verwerkbare pensioenaangifte hebben ontvangen. 

De Belastingdienst heeft een aantal spelregels voor inkomstenverhoudingen in de loonaangifte opgesteld. Deze spelregels gelden ook voor de UPA aangifte.

Meer informatie over de spelregels vindt u in de handleidingen 'Aanleveren via UPA'. U vindt deze handleidingen per pensioenfonds onder documenten.

Andere administrateur of nieuw salarispakket?
Verandert u van administratiekantoor of salarispakket dan is het belangrijk dat de IKV-nummers in de nieuwe situatie overeenkomen met de nummers in de oude situatie. Gebruikt u afwijkende IKV-nummers, dan ontvangt u een melding. U lost dit op door de oude inkomstenverhouding te beëindigen en het nieuwe nummer aansluitend te laten starten. Is het niet mogelijk om hetzelfde IKV-nummer te gebruiken bij uw nieuwe administrateur of salarispakket? Meld dan eerst uw werknemers uit dienst op het oude IKV-nummer en daarna weer in dienst onder een nieuw IKV-nummer. In de meeste gevallen lopen de bestaande inkomstenverhoudingen door bij de verwerking in een nieuw salarispakket of bij een nieuwe administrateur.

Heeft u geen gegevens (meer) over de eerder ingestuurde inkomstenverhoudingen? Neem dan contact op.

In het document Toelichting UPA foutmeldingen vindt u een lijst van veel voorkomende meldingen en hun foutcodes. Bij iedere melding vindt u een toelichting en een instructie hoe u dit oplost.

Ingezonden aangifteberichten ondergaan eerst een technische controle op het moment dat ze worden ontvangen door onze ICT-leverancier CGI. Zij sturen een terugkoppeling naar het salarispakket. Het resultaat kan zijn dat de aangifte is geaccepteerd of dat de aangifte is afgekeurd. Als de aangifte is afgekeurd wordt er ook een reden teruggekoppeld. 

De geaccepteerde aangiften worden vanuit CGI naar AZL doorgestuurd. Binnen 72 uur vindt er een inhoudelijke controle op het aangiftebericht plaats. AZL stuurt hierna een terugkoppeling naar het salarispakket.

• Valid_OK: bestand is goed en alle geleverde inkomstenverhoudingen worden verwerkt.
• Valid_OK_But: bestand is goed maar bevat foute inkomstenverhoudingen. De goedgekeurde inkomstenverhoudingen worden verwerkt. Voor de afgekeurde inkomstenverhoudingen verwachten wij een nieuwe gecorrigeerde aanlevering.
• Valid_NOK: bestand is fout en wordt niet verwerkt. Dit betekent dat geen enkele in het bestand aangeleverde inkomstenverhouding verwerkt wordt.

Nadat het bericht volledig is verwerkt worden alle niet opgeloste fouten en waarschuwingen in Mijn Pensioenadministratie weergegeven.

Aangifteberichten die u vanuit uw salarispakket verstuurd ondergaan een tweetal controlemomenten:

• een technische controle (door CGI);
• een inhoudelijke controle (door AZL).

Is uw aangiftebericht technisch beoordeeld en akkoord bevonden, dan stuurt CGI het bericht binnen 1 uur door naar AZL ter verwerking. Na ontvangst vindt er door AZL een controle plaats op de inhoud van uw aangiftebericht. U ontvangt hiervan binnen 72 uur een terugkoppeling in het salarispakket.

U corrigeert de gegevens in uw salarispakket. Over de mogelijkheden van uw salarispakket kan uw softwareleverancier u alles vertellen.

Een instructie en meer uitleg over hoe u correcties doorvoert, leest u op de pagina Correcties doorgeven.

Als u correcties wilt doorgeven over een of meerdere periodes vóór de pensioenaangifte, dan dient u dit altijd te doen via de methode waarop u destijds de mutaties hebt doorgegeven.

Heeft de correctie betrekking op een periode voordat AZL de uitvoerder van de pensioenregeling was? Neem dan contact op.

U kunt uw pensioenaangifte uitbesteden en periodiek laten inzenden door een administrateur. Dat gaat in 2 stappen:

1. Vul het aanvraagformulier pensioenaangifte (opnieuw) in en stuur deze terug  
   
   • Doorloop hiervoor de stappen in de module 'Wijziging doorgeven' als u nu al gebruik maakt van pensioenaangifte en een wijziging wilt doorgeven of 'Aansluiten op Pensioenaangifte' bij een nieuwe aanvraag. 
2. Machtig uw administrateur toegang voor Mijn Pensioenadministratie 
   • U heeft hiervoor zelf een eHerkenningsmiddel nodig. Hoe u een administrateur vervolgens machtigt leest u hier.
   • Heeft u geen eHerkenningsmiddel en wilt u als onderneming zelf geen toegang hebben tot de informatie in dit portaal? Dan kunt u gebruik maken van een ketenmachtiging. Wees u ervan bewust dat een ketenmachtiging niet gratis is, beperkingen heeft en uw onderneming altijd eindverantwoordelijk is én blijft voor de pensioenadministratie. Bespreek met het administratiekantoor wat hiervoor nodig is en verwijs eventueel naar beschikbare informatie. Klik hier voor uitleg, belangrijke aandachtspunten en een instructie hoe u dit regelt.

U kunt dit zien in Mijn Pensioenadministratie. Klik, indien u ingelogd bent, rechtsboven op uw bedrijfsnaam en daarna op ‘Gebruikersbeheer’. U kunt hier zien welke personen gebruikersrechten hebben en of de rol ‘MedewerkerAdministratiekantoor’ gekoppeld is.

Of u nu al kunt aansluiten op pensioenaangifte is afhankelijk van twee factoren:

• Het pensioenfonds waar uw onderneming/organisatie bij is aangesloten.
• Het salarispakket waarvan u gebruik maakt.

Ontdek via onze checklist of pensioenaangifte wel of niet mogelijk is. Na het beantwoorden van een aantal vragen ziet u of pensioenaangifte mogelijk is. Afhankelijk van de uitkomst, kunt u pensioenaangifte ook direct aanvragen.

Ga eerst via onze checklist de mogelijkheden na. Na het beantwoorden van een aantal vragen ziet u of pensioenaangifte mogelijk is. Afhankelijk van de uitkomst, kunt u pensioenaangifte ook direct aanvragen.

CGI stelt in het aansluittraject altijd samen met u vast of er een inzendaccount nodig is.

• Doet u als onderneming of organisatie zelf de inzending van uw pensioenaangifte? Dan hebt u in de regel een inzendaccount nodig.
• Doet u als administrateur al de pensioenaangifte voor andere ondernemingen of organisaties en hebt u al een inzendaccount bij CGI, dan hebt u in de regel geen nieuwe inzendaccount nodig.

Wijzigingen binnen uw onderneming of organisatie die van invloed zijn op uw pensioenaangifte geeft u door via een wijzigingsformulier.

De volgende wijzigingsformulieren zijn momenteel beschikbaar:

• fusie/decentralisatie/overname/afsplitsing;
• rechtsvorm wijzigen;
• beëindiging bedrijfsactiviteiten;
• geen personeel zonder actief loonheffingennummer.

Via de module Wijziging doorgeven kunt u de wijziging die u wilt doorgeven kiezen en verwijzen wij u door naar het juiste formulier in de werkgeversportal. U dient hiervoor in te loggen met uw e-mail en wachtwoord. Vul het formulier in en retourneer deze via het contactformulier in de werkgeversportal.

Gebruik hiervoor het wijzigingsformulier Salarispakket wijzigen.

Via de module Wijziging doorgeven kunt u de wijziging selecteren en verwijzen wij u naar het juiste formulier.

Graag uw aandacht

• Controleer bij het overstappen dat uw nieuwe salarispakket geschikt is voor UPA. Stap alleen over als het andere salarispakket geschikt is voor de aanlevering via pensioenaangifte.
• Geef een overstap altijd aan ons door. Zo voorkomt u dat u de eerste pensioenaangifte niet kunt inzenden of dat het aangiftebericht wordt afgekeurd.
• Neem in het nieuwe salarispakket de werknemer gegevens (inkomstenverhoudingen) correct over uit de oude administratie. Als u deze gegevens niet (meer) heeft, neem dan contact op. 

U kunt alleen per 1-1 van ieder jaar uw aanleverfrequentie wijzigen. Gebruik hiervoor het wijzigingsformulier Aanleverfrequentie wijzigen.

Via de module Wijziging doorgeven kunt u de wijziging selecteren en verwijzen wij u naar het juiste formulier.

Gebruik hiervoor het wijzigingsformulier Inzender of contactpersoon wijzigen.

Via de module Wijziging doorgeven kunt u de wijziging selecteren en verwijzen wij u naar het juiste formulier.

Ja, zolang u een actief loonheffingennummer heeft vragen wij u om lege, zogenoemde nihil aangifteberichten, in te zenden.

Is uw loonheffingennummer beëindigd? Geef dit dan aan ons door via het formulier Geen actief loonheffingennummer. U vindt dit formulier in de module Wijziging doorgeven. Stuur ook een kopie mee van de brief intrekking loonheffingennummer die u heeft ontvangen van de Belastingdienst.