Werkwijze
Welke pensioengegevens levert u aan?
Welke pensioengegevens u moet aanleveren bij de pensioenaangifte is mede afhankelijk van het reglement van uw pensioenfonds. In het regelingoverzicht vindt u een overzicht van de verschillende regelingen en bijbehorende kenmerken per pensioenfonds. De ontwikkelaar van uw salarispakket stelt deze gegevens ieder jaar voor u in, conform uw CAO-afspraken. Het format van de aangifte is altijd gelijk. Per pensioenfonds kan het wel of niet gebruiken van bepaalde variabelen en de wijze waarop een salaris wordt berekend, verschillen.
Wanneer levert u pensioengegevens aan?
U doet iedere maand of iedere vier weken pensioenaangifte. Om u te helpen herinneren aan uw vierwekelijkse of maandelijkse inzendmoment, ontvangt u voor aanvang van iedere inzendtermijn een aankondiging per mail. Mist u een inzendmoment, dan ontvangt u na de uiterste aangiftedatum een extra geheugensteuntje
Verandert de frequentie van de loonaangifte? Neem dan contact op met AZL. U kunt de aanleverfrequentie alleen vóór het begin van een kalenderjaar aanpassen.
Hoe werkt pensioenaangifte?
Op de pagina Aan de slag leest u welke stappen u doorloopt bij pensioenaangifte.
Wie kan de aangifte doen?
U kunt als onderneming of organisatie zelf de pensioenaangifte doen of dit uitbesteden aan een administrateur. Dit kan een administratiekantoor, salarisadministrateur of softwareleverancier zijn.
Wat is er nodig voor de eerste aangifte?
Hebt u het aanmeldformulier pensioenaangifte ingezonden en is uw salarispakket geschikt gemaakt? Dan melden wij uw onderneming én de inzender aan bij onze ICT-leverancier CGI. Zij regelen dat u een uniek leveranciersnummer en indien nodig een inzendaccount ontvangt.
Neem het leveranciersnummer vervolgens op in uw salarissoftware. U heeft dit nummer namelijk nodig om een aangifte in te kunnen sturen. Sommige salarispakketten vragen ter verificatie om een gebruikersnaam en wachtwoord. Dit zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord van het inzendaccount.
Terugkoppeling
Controlemomenten
Na het invoeren van de gegevens voor pensioenaangifte vindt achtereenvolgens op twee momenten een controle plaats voor ieder aangiftebericht:
- Een technische controle (door ICT-leverancier CGI)
Een controle waarin onder meer gekeken wordt naar de structuur van het aangiftebericht, de verwerkbaarheid van de aangifte en de volgordelijkheid van tijdvakken. Ook vindt er een controle plaats of het loonheffingennummer overeenkomt met de (gemachtigde) inzender. Na deze controle ontvangt u of de administrateur een bericht. Er zijn twee uitkomsten mogelijk: akkoord of niet akkoord. Bij akkoord wordt uw bestand naar AZL gestuurd voor verwerking. - Een inhoudelijke controle (door pensioenuitvoeringsorganisatie AZL)
Een controle op de inhoud van de gegevens en de kenmerken in het aangiftebericht. U of uw administrateur ontvangt binnen 72 uur een terugkoppeling in het salarispakket met het resultaat:- Valid_OK: bestand is goed en alle geleverde inkomstenverhoudingen worden verwerkt.
- Valid_OK_But: bestand is goed maar bevat foute inkomstenverhoudingen. De goedgekeurde inkomstenverhoudingen worden verwerkt. Voor de afgekeurde inkomstenverhoudingen verwachten wij een nieuwe gecorrigeerde aanlevering.
- Valid_NOK: bestand is fout en wordt niet verwerkt. Dit betekent dat geen enkele in het bestand aangeleverde inkomstenverhouding verwerkt wordt.
Notificaties per e-mail
U ontvangt na definitieve verwerking van het aangiftebericht door AZL op een tweetal momenten een terugkoppeling over uw aangifte:
- E-mailbericht 1. Uw pensioenaangifte is beschikbaar voor inzage.
U ontvangt deze mail zodra de resultaten uit uw aangiftebericht te raadplegen zijn in de werkgeversportal. U kunt ook eventuele meldingen inzien en deze direct beoordelen. U ontvangt dit bericht in de regel de eerstvolgende werkdag na uw aangifte. - E-mailbericht 2. Uw pensioenaangifte vraagt om controle.
U ontvangt een herinneringsmail als er meldingen in uw aangiftebericht voorkomen die uw controle vragen. In de regel ontvangt u dit bericht binnen 5 werkdagen na uw aangifte. U ontvangt geen herinnering als uw aangiftebericht volledig juist is.
Alle geregistreerde e-mailadressen binnen een account krijgen de meldingen toegestuurd.
